Redução do contrato a escrito eletrónico | Uma oportunidade de melhoria

Os procedimentos de formação de contratos públicos são atualmente totalmente desmaterializados, estando legalmente instituído o recurso, por parte das entidades adjudicantes, a uma plataforma eletrónica de contratação pública ou, no caso do ajuste direto e da consulta prévia, a um meio eletrónico (eventualmente alternativo) de transmissão eletrónica de dados.

Em concretização daquela estratégia instituída pelo Código dos Contratos Públicos em 2008, as peças do procedimento constituem documentos eletrónicos, as propostas são igualmente documentos eletrónicos, estando hoje permitida a submissão dos contratos à fiscalização prévia do Tribunal de Contas através de suporte eletrónico ou ótico (cfr. artigo 7.º da Resolução n.º 14/2011, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 156, de 16 de agosto de 2011).

O artigo 94.º, n.º 1 do Código dos Contratos Públicos estabelece que o contrato deve ser reduzido a escrito através de um clausulado em suporte papel ou em suporte informático com a aposição de assinaturas eletrónicas.

Existem evidentes vantagens em formalizar os contratos públicos na opção de suporte eletrónico, tanto no plano da eficiência na gestão do processo, como na mobilização dos recursos humanos e materiais, dado que:

(i) A celebração dos contratos em suporte eletrónico apresenta ganhos no domínio da gestão ambiental das organizações das entidades adjudicantes, constituindo um evidente progresso, ainda que simbólico, na estratégia de contratação pública verde, mais amiga do ambiente, considerando até a certificação que já estão normalizadas na área ambiental;

(ii) A celebração dos contratos em suporte eletrónico oferece indiscutíveis ganhos financeiros, fruto da oportunidade de poupança que gera, não apenas em papel, mas também nos consumíveis dos equipamentos de impressão;

(iii) A celebração dos contratos em suporte eletrónico, com os mecanismos de proteção informática existentes, torna mais segura a existência e manutenção da versão original do contrato, reduzindo significativamente o risco da sua deterioração ou extravio;

(iv) A celebração dos contratos em suporte eletrónico pode gerar eficiência na gestão do processo interno de trabalho das entidades adjudicantes, dado que estando a minuta de contrato digitalmente elaborada para acompanhar o relatório final na proposta de decisão de adjudicação, pode o contrato ser imediatamente remetido, por meios eletrónicos, para assinatura pelo órgão competente;

(v) A celebração dos contratos em suporte eletrónico fará reduzir o prazo facultado aos adjudicatários para assinarem o contrato, de cinco para três dias, conforme impõe a alínea b), do n.º 3 do artigo 104.º do Código dos Contratos Públicos, tornando a fase de outorga do contrato mais expedita, o que constitui invariavelmente um desejo das entidades adjudicantes;

(vi) A circunstância de os adjudicatários não terem de se deslocar propositadamente à sede das entidades adjudicantes para assinarem os contratos gerará ganhos ambientais globais, economia nos seus próprios processos de trabalho e libertará recursos humanos internos de todas as organizações das diligências agendar e gerir o processo físico de outorga do contrato (ou, em alternativa, tornará o processo mais eficiente, dado que pode dar-se o caso de os adjudicatários demorarem a comparecer para outorgar os contratos);

(vii) A celebração dos contratos em suporte eletrónico permitirá obter ganhos incrementais na celeridade da fiscalização prévia pelo Tribunal de Contas, dado que a solicitação de esclarecimentos pelo Tribunal e o esclarecimento das dúvidas pelas entidades adjudicantes poderão ser efetuados de forma totalmente eletrónica, dada a desnecessidade de recorrer aos serviços postais, naturalmente demorados, por inexistir um contrato em suporte físico que, como é sabido, tem necessariamente de acompanhar aqueles encaminhamentos;

(viii) A generalidade das plataformas eletrónica credenciadas para a gestão dos processos de contratação pública dispõem de mecanismos que permitem, de forma totalmente personalizada, notificar os adjudicatários para procederem à outorga dos contratos, solução que concorreria igualmente para obter uma integração completa do processo de formação dos contratos públicos por via eletrónica.