Mas todos, mesmo todos, os documentos apresentados com a proposta têm de estar assinados?

A proposta e os documentos que a acompanham têm de ser assinados eletronicamente, através de certificados de assinatura eletrónica qualificada, utilizados aquando da submissão na plataforma eletrónica, com recurso às aplicações informáticas disponibilizadas.

Com a assinatura da documentação, pretende-se garantir as três funções primordiais a ela associadas: identificação, finalização e inalterabilidade.

A obrigatoriedade da assinatura eletrónica da proposta negocial apresentada pelo concorrente visa, naturalmente, reforçar a segurança jurídica da aquisição pública de bens e serviços, através das presunções legais que decorrem dos preceitos legais aplicáveis e que garantem à entidade adjudicante uma posição processual mais favorável em caso de litígio.

Por isso, o artigo 146.º, nº 2, alínea l) do Código dos Contratos Públicos, estabelece que o júri deve propor, fundamentadamente, a exclusão das propostas que não observem as formalidades do modo de apresentação das propostas fixadas nos termos do disposto no artigo 62.º, normativo que trata do modo de apresentação das propostas, remetendo para a Lei nº 96/2015, de 17 de agosto, que regula a disponibilização e a utilização das plataformas eletrónicas de contratação pública.

Ainda assim,

De acordo com n.º 3 do artigo 57.º do Código dos Contratos Públicos, os concorrentes podem anexar à sua proposta quaisquer outros documentos, para além daqueles que foram expressamente solicitados pelo programa do procedimento – e os expressamente exigidos na lei, naturalmente – quando o considerem indispensável.

São documentos facultativos, no sentido de que não são exigidos procedimentalmente, mas que o concorrente decide apresentar, para efeitos de concretização dos atributos da proposta, assim clarificando aspetos compreendidos nos documentos de apresentação obrigatória.

Não raras vezes, sobretudo nos procedimentos destinados ao fornecimento de bens, os concorrentes juntam às suas propostas catálogos, fichas técnicas e representações ilustrativas dos bens que pretendem transacionar, sem que tais elementos documentais tenham sido exigidos no programa do procedimento.

Naturalmente, se tais documentos são apresentados por estrita opção e iniciativa de um concorrente, não sendo eles próprios exigidos pelo regulamento do procedimento, os vícios formais de que estes eventualmente padeçam não podem originar a exclusão da proposta.

Se a falta deste documento não origina a exclusão da proposta – precisamente porque a entidade adjudicante nunca exigiu a sua apresentação -, tão-pouco a sua apresentação em desconformidade com as formalidades previstas na lei ou nas peças do procedimento pode conduzir a tal exclusão.

Nestas situações, caso a entidade adjudicante verifique que um documento de apresentação não obrigatória padece de um vício que impede a sua apreciação, deve apenas desconsiderá-lo sem, contudo, prejudicar a apreciação dos documentos corretamente exibidos.

Assim, a falta de assinatura eletrónica de um documento de conteúdo facultativo não dará lugar à exclusão da proposta nos termos do artigo 146.º, n.º 2 do Código dos Contratos Públicos, porquanto o que releva são os documentos caracterizadores dos atributos da proposta ou os documentos referentes a termos ou condições não sujeitas à concorrência, exigidos pelo procedimento.

Se há, na proposta, documentos adicionais que não fazem parte daqueles dois grupos, eles não podem ser relevados. Não podendo ser relevados, é irrelevante se cumprem ou não as formalidades impostas para a apresentação dos documentos obrigatórios.

De facto, penalizar a proposta pela eventual desconformidade formal de documentos que não eram de apresentação obrigatória – e, portanto, dispensáveis, por dispensados, para o procedimento – seria claramente desproporcionado. E o princípio da proporcionalidade, ou da proibição do excesso, constitui um limite interno da discricionariedade administrativa, que implica não estar a entidade adjudicante somente vinculada a prosseguir o interesse público – a alcançar os fins visados pelo legislador -, mas a consegui-lo pelo meio que represente um menor sacrifício para as posições jurídicas dos particulares.

Por isso, se não pediu catálogos aos concorrentes, não penalize quem os juntou sem assinatura…